โอกาสครั้งหนึ่งในชีวิต

นี่คือภาพรวมคร่าวๆ ของสิ่งที่ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานใน แผนกสำรองห้องพักของโรงแรม ในระหว่างการฝึกงานหกเดือนที่โรงแรม เดอะริทซ์-คาร์ลตัน อาบามา ในเกาะเตเนริเฟ (สเปน)

เราได้รับคำขอจองผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมล ใครก็ตามที่เข้ามาทำงานก่อนในตอนเช้าจะเป็นผู้ตรวจสอบอีเมลและแบ่งอีเมลที่ได้รับในระหว่างคืนอย่างเท่าเทียมกันให้กับเจ้าหน้าที่ทุกคน

เรามีระบบอีกระบบหนึ่งเรียกว่าระบบบันทึกการโทร ซึ่งจะบันทึกการโทรทั้งหมดที่เราได้รับและจำนวนสายที่รับ เป้าหมายของเราคือการบันทึกการโทรให้ได้มากกว่า 98% สัปดาห์นี้ฉันเพิ่งเริ่มเรียนรู้วิธีการรับโทรศัพท์อย่างถูกต้องตามมาตรฐานของโรงแรมริทซ์ คาร์ลตัน ฉันฝึกฝนกับเพื่อนร่วมงานที่แกล้งทำเป็นแขก และฉันต้องทำการจองทันทีโดยใช้ซอฟต์แวร์ของเรา 

นอกจากนี้ เรายังตรวจสอบการจองทั้งหมดที่เข้ามาในระบบของเราผ่านแพลตฟอร์มการจองภายนอก (Booking, Expedia, แอป Marriott Bonvoy ฯลฯ) หน้าที่ของเราคือตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้งและกรอกข้อมูลที่อาจขาดหายไปในโปรไฟล์ของแขก  

ในแต่ละเดือน จะมีพนักงานหนึ่งคนในแผนกรับผิดชอบตรวจสอบการจองทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง (วิธีการชำระเงิน คำขอเพิ่มเติม ฯลฯ) นอกจากนี้ เรายังมีการประชุมแผนกรายเดือนเพื่อหารือว่าเราบรรลุเป้าหมายหรือไม่ (รายได้ขั้นต่ำต่อพนักงาน เรื่องราวความประทับใจ จำนวนการโทรที่ได้รับ คำติชมเชิงบวกจากแขก) 

สิ่งที่โดดเด่นเป็นพิเศษในแผนกนี้คือความใส่ใจในรายละเอียดและการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน พนักงานสำรองห้องพักอาวุโสของเราบอกกับฉันว่า “งานของเราจะสำเร็จลุล่วงได้ดีก็ต่อเมื่อไม่มีใครสังเกตเห็น หากเราทำผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย ผลที่ตามมาอาจร้ายแรงมากสำหรับโรงแรมและชื่อเสียงของโรงแรม”  

ฉันดีใจมากที่เลือกมาฝึกงานที่นี่ เพราะนี่คือประสบการณ์ครั้งหนึ่งในชีวิตที่จะได้ทำงานในแผนกสำรองห้องพักของโรงแรมที่มีห้องพักถึง 450 ห้อง