En mulighet du bare får én gang i livet

Her er en liten oversikt over hva jeg har lært om å jobbe i reservasjonsavdelingen på et hotell , under mitt seks måneder lange internship på The Ritz-Carlton Abama på Tenerife (Spania) .

Vi mottar reservasjonsforespørsler enten via telefon eller e-post. Den som kommer først om morgenen går gjennom e-postinnboksen og fordeler e-postene som mottas i løpet av kvelden likt mellom alle agentene.

Vi har et annet system som heter call capture, som registrerer alle samtalene vi har mottatt og hvor mange som ble besvart. Målet er at vi skal ha fanget opp over 98 % av dem. Denne uken har jeg nettopp begynt å lære hvordan man svarer på telefonen riktig, i henhold til The Ritz Carltons standarder. Jeg øver med kollegene mine, som later som de er gjester, og jeg må gjøre reservasjonen på stedet ved hjelp av programvaren vår. 

Vi sjekker også alle reservasjoner som har kommet inn i systemet vårt via eksterne bestillingsplattformer (Booking, Expedia, Marriott Bonvoy-appen osv.). Vår jobb er å dobbeltsjekke all informasjon og fylle ut eventuelle mangler i gjestens profil.  

Hver måned er én person i avdelingen ansvarlig for å sjekke alle reservasjonene for å sikre at alt er riktig (betalingsmetoder, tilleggsforespørsler osv.). Vi har også et månedlig avdelingsmøte, hvor vi diskuterer om vi har nådd målene våre (minimumsinntekt per agent, WOW-historier, innsamlede samtaler, positive tilbakemeldinger mottatt fra gjester). 

Det som er veldig spesifikt for denne avdelingen er oppmerksomheten på detaljer og multitasking. Vår senior reservasjonsagent fortalte meg: «Arbeidet vårt er godt utført når ingen legger merke til oss. Selv om vi gjør en liten feil, kan konsekvensene bli svært store for hotellet og dets omdømme.»  

Jeg er veldig glad for at jeg valgte å gjøre praksisperioden min her, da det er en opplevelse for livet å kunne jobbe i reservasjonsavdelingen på et hotell med 450 rom.